Motivation, målsättning och initiativ: Så lyckas jag som mötesbokare

Mötesbokning är ett arbetsområde där det kan vara särskilt svårt att knäcka koden. De flesta mötesbokare har haft dagar där ingenting går som man vill och där «nej» uppenbarligen är det enda ordet man hör från andra änden av telefonen.

Mötesbokaren Malin Wien har varit hos Loyalty i snart två år och är väl bekant med sådana dagar. I intervjun nedan berättar hon hur hon mötte utmaningarna i jobbet och hur hon lyckades växa och få mer ansvar under den tid hon varit här.

Ville testa tuffare försäljning

Wien, som hoppade rakt in i arbetslivet efter gymnasiet, hade arbetat i flera år inom detaljhandeln och servicebranschen innan hon hittade till Loyalty i februari 2019. Det var utmaningen att testa vad hon kallar «lite kallare och tuffare försäjning» som motiverade henne att satsa i den riktningen, något hon verkligen har fått testa på nu.

– Det första året satt jag på avdelningen vi internt kallar «Presale», där jag representerade Loyaltys uppdragsgivare. Efter en period fick jag mer ansvar och blev ansvarig för att kalibrera de andra medarbetarnas samtal parallellt med uppgifterna som mötesbokare, berättar hon.

Här arbetade hon med olika pilotprojekt för flera kända företagsnamn. Efter ett år i den positionen ansökte hon till en tjänst som intern mötesbokare som skulle säkra nya kunder, och fick den. Nu jobbar hon uteslutande med Loyalty, och har fått mer ansvar.

– Tidigare bestod dagen av att ringa kallt på prospektlistor som kunderna och Loyalty utvecklat tillsammans. Nu består dagen fortfarande av att kontakta kalla kunder, samtidigt som jag är mer involverad i valet av vilka prospekter som är relevanta. Samtidigt håller jag idag i större delar av försäljningsprocessen, även efter att mötet är bokat. Jag går i de möten jag bokar och sätter upp erbjudanden till kunderna baserat på behovet vi såg i det första mötet, berättar Wien.

Arbetat målmedvetet

Detta kom dock inte av sig själv. Wien berättar att hon tog specifika steg för att komma dit hon är nu.

– För att motivera mig själv satte jag upp specifika mål och fokuserade på min väg framåt. Vad ska bli nästa steg i min karriär och vad måste jag göra nu för att lyckas komma dit?

Hon tillägger att när hon var på avdelningen med fler mötesbokare tog hon också initiativet och ansvaret för att bidra till en bra stämning — vilket bidrog till en bättre relation med kunderna.

– Jag log och var positiv, eftersom positivitet är smittsamt och kan bidra till att de runt i kring mig också får ett positivt mindset som hjälper dem i sina samtal.

– Kunden hör om du är positiv och om du ler, förklarar Wien.

Kalla prospekter och komplexa produkter

Wien lyfter en speciell upplevelse hon haft under sin tid som mötesbokare, där hon mötte utmaningar och verkligen fick testa sina egna förmågor.

– Min största framgångshistoria från min tid som mötesbokare hos Loyalty var när jag fick ansvar för två viktiga pilotprojekt samtidigt.

– Jag levererade över förväntan i båda projekten. Att leverera i två projekt samtidigt krävde mycket hårt arbete, betonar hon.

När hon arbetade med de två projekten var det två viktiga aspekter som var särskilt utmanande:

Först och främst stötte hon ofta på kalla prospekt under sitt dagliga arbete. Detta är något som resulterar i många snabba nej, som fort kan dra ned motivationen — speciellt när man inte får komma till poängen innan avvisningen kommer.

För att lösa detta var Wien tvungen att ändra sin pitch.

– Jag såg till att ha en klar och tydlig pitch, som har en intresseväckare som gör det klart för prospektet vad detta handlar om, berättar hon.

Hon lägger till:

– Samtidigt, när jag pratar med beslutsfattare i stora företag är det ofta man stöter på människor som är upptagna och har dåligt med tid — då måste jag också komma ihåg att spegla dem och ta kontroll över samtalet, vara auktoritär och samtidigt vara vänlig och uppmärksam.

En annan faktor som gjorde uppdraget särskilt utmanande var svårigheten att förklara produkten på ett effektivt sätt. Om produkten är komplex triggar detta många frågor hos prospekterna som kräver ytterligare förklaring.

Få människor har mycket tid över till att prata i telefon med mötesbokare under en vanlig arbetsdag, och då kan komplexa produkter vara särskilt svåra att sälja in över telefon.

I dessa situationer har Wien en tumregel som hon påminner sig om:

– Målet med samtalet är aldrig att sälja produkten eller tjänsten redan via telefon, så det jag gör är att alltid hänvisa till mötet, så att de kan få svaret av vår uppdragsgivare, säger hon.

Fick fler möjligheter och mer ansvar

Efter arbetet med de två projekten, där hon lyckades få båda piloterna förlängda, säger Wien att det var en värdefull erfarenhet.

– Det jag har lärt mig är att den ansträngningen jag lägger ned ger resultat. Jag har fått fler möjligheter allt eftersom jag levererat bra resultat, säger hon.

Sammanfattningsvis betonar hon att hon genom de resultat hon uppnått som mötesbokare har visat något viktigt för sig själv:

– Genom att leverera i arbetslivet har jag också bevisat för mig själv och andra att du kan klättra på karriärsstegen utan att ha en utbildning. Man kan göra det genom hårt arbete inom försäljning.

Vill du veta mer om jobb inom mötesbokning hos Loyalty? Kontakta oss här!